English version below

Liebe Kolleg*innen,

der Gesamtpersonalrat möchte aus gegebenem Anlass erneut auf die Bedeutung einer korrekten, vollständigen und zeitnahen Arbeitszeiterfassung hinweisen.

Den Personalräten sind mehrere Fälle bekannt geworden, in denen es (z. T. auch im zeitlichen Zusammenhang mit der Meldung von technischen Mängeln, organisatorischen Problemen oder sicherheitsrelevanten Hinweisen) zu vertieften Überprüfungen der Arbeitszeiterfassungsbögen gekommen ist. In einzelnen Fällen führten diese Überprüfungen zu weitergehenden personalrechtlichen Maßnahmen beziehungsweise Personalgesprächen, konnten aber in Gesprächen mit der Dienststelle weitgehend gütlich geklärt werden.

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt derzeit über den vorgegebenen Zeiterfassungsbogen in Excel. Dieser ist auf der Webseite der Personalabteilung verfügbar. Bitte verwenden Sie keine anderen, veralteten oder selbstgemachten Zeiterfassungsbögen. Auch wenn die ausgefüllten Bögen im Regelfall nicht fortlaufend ausgewertet werden, können sie bei entsprechendem Anlass Gegenstand detaillierter Prüfungen werden.

Nach den geltenden Vorgaben sind die Zeiterfassungsbögen für das laufende und rückwirkend für zwei weitere Kalenderjahre (bei Beamt*innen drei Jahre) aufzubewahren und können in diesem Zeitraum von der Arbeitgeberin eingesehen werden.

Unabhängig vom Anlass der Überprüfung durch die Dienststelle zeigt sich, wie wichtig eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Dokumentation der eigenen Arbeitszeit ist. Insbesondere dort, wo sich im Arbeitsalltag Gewohnheiten entwickeln oder kleinere Abweichungen als üblich angesehen werden, besteht das Risiko, dass diese im Rahmen späterer Überprüfungen aufgegriffen und der betreffenden Person zugerechnet werden.

Wir empfehlen daher dringend, Beginn, Ende sowie alle Unterbrechungen der Arbeitszeit/ Pause stets zeitnah, vollständig, korrekt und sorgfältig zu erfassen und regelmäßig zu überprüfen. Eine korrekte und sorgfältige Zeiterfassung dient auch dem persönlichen Schutz der Beschäftigten.

Rückfragen zur DV Flex können Sie gern an uns richten. Die örtlichen Personalräte (PRD / PR ZE BGBM / PR StudB) beraten Sie in Konfliktfällen.

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English version

Dear Colleagues,

In light of recent events, the General Staff Council would like to once again emphasize the importance of accurate, complete, and timely time tracking.

The staff councils have become aware of several cases in which in-depth reviews of time sheets have been conducted (in some instances, coinciding with reports of technical malfunctions, organizational issues, or safety-related concerns). In some cases, these reviews led to further disciplinary measures or performance reviews, but were largely resolved amicably through discussions with the supervisors.

Time tracking is currently conducted using the designated time tracking sheet in Excel. This is available on the Human Resources department’s website. Please do not use any other, outdated, or self-created time tracking sheets. Even though the completed forms are not typically reviewed on an ongoing basis, they may be subject to detailed audits when warranted.

According to current regulations, timesheets must be retained for the current calendar year and retroactively for two additional calendar years (three years for civil servants) and may be inspected by the employer during this period.

Regardless of the reason for the review by the agency, it is clear how important proper and traceable documentation of one’s own working hours is. Especially where habits develop in daily work or minor deviations are considered normal, there is a risk that these will be flagged during later reviews and attributed to the person concerned.

We therefore strongly recommend that you always record the start, end, and all interruptions of working hours/breaks promptly, completely, correctly, and carefully, and review them regularly. Accurate and careful time tracking also serves to protect employees personally.

Please feel free to direct any questions regarding DV Flex to us. The local staff councils (PRD / PR ZE BGBM / PR StudB) will advise you in cases of conflict.