Die Arbeitsgruppe Clearingstelle ist die zentrale fachliche Supporteinheit für Belange rund um die elektronischen Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozesse der Freien Universität Berlin. In einem teamorientierten Umfeld unterstützen wir die Beschäftigten der Universität zielgerichtet per Telefon und Ticketsystem. Wir steuern workflowgestützte Prozesse, übernehmen Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung und entwickeln digitale Abläufe aktiv weiter.

Aufgabengebiet:
• Zuordnung elektronischer Rechnungsdokumente im Dokumentenmanagementsystem sowie Führung elektronischer Rechnungsakten
• Telefonische und schriftliche Beratung zu elektronischen Bestell- und Rechnungsprozessen (Telefonhotline und Ticketsystem)
• Entgegennahme, Priorisierung und Dokumentation von Fehlermeldungen, Fehleranalyse bei buchhalterischen Problemen sowie Aufbereitung und Weitergabe an den IT-Support
• Überwachung elektronischer Rechnungsprozesse, bei Bedarf Nachverfolgung oder Neuzuweisung von Workflow-Aufgaben
• Vergabe und Pflege von Zugriffsrechten und Zuständigkeiten, damit Vorgänge automatisiert an die zuständigen Personen weitergeleitet werden
• Buchungen und Korrekturbuchungen von Rechnungen in den SAP-Modulen PSM und MM, insbesondere zur Fehlerbereinigung und in sonstigen definierten Ausnahmefällen
• Kreditorisches Mahnwesen einschließlich Bearbeitung eingehender Mahnungen und Klärung offener Posten in Abstimmung mit Prozessbeteiligten und Lieferanten

Einstellungsvoraussetzungen:
• Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsfachangestellte) oder vergleichbare kaufmännische Fachkenntnisse und Erfahrungen

(Berufs-)Erfahrung:
• Mindestens zweijährige nachweisbare Praxiserfahrung in der Buchhaltung, vorzugsweise im Bereich des öffentlichen Haushalts- und Rechnungswesens

Erwünscht:
• Kenntnisse typischer Bestell- und Rechnungsbearbeitungsprozesse nach Haushalts-, Steuer- und Handelsrecht sowie sicheres Verständnis der zugehörigen buchhalterischen Zusammenhänge
• fundierte Anwenderkenntnisse in SAP ERP (ECC), insbesondere in den Modulen PSM, FI und MM, sowie in workflowgestützten Geschäftsprozessen und elektronischer Aktenführung
• praktische Erfahrung in der Kreditorenbuchhaltung, einschließlich Kontenklärung und Mahnwesen
• praktische Erfahrung in einer Support-Struktur, idealerweise mit telefonischer und schriftlicher Beratung unter Nutzung eines Ticketsystems
• Flexibilität im Umgang mit sich verändernden Arbeitsabläufen sowie die Bereitschaft, Optimierungen aktiv mitzugestalten und in die tägliche Arbeit zu integrieren
• Ausdrucksfähigkeit im Deutschen in Wort und Schrift auf sehr gutem, erstsprachlichen Niveau sowie freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Teamfähigkeit
• gutes Selbst- und Zeitmanagement einschließlich sowie der Fähigkeit, auch in Spitzenzeiten konzentriert und sorgfältig zu arbeiten

Weitere Informationen erteilt Herr Stephan Richter (bewerbung@clearingstelle.fu-berlin.de / +493083856552).